NEXCORE AI / 導入ガイド

PDFをAIで検索する方法｜社内マニュアル・規程検索を効率化

PDFをAIで検索するときは、ファイルを登録するだけでなく、文字が正しく読み取れるか、回答の参照先を確認できるかを確かめます。特に社内マニュアルや規程は、版や適用条件の違いが回答に影響するため、文書の準備から進めることが大切です。

手順1：検索するPDFと用途を決める

就業規則、申請手順、業務マニュアルなどから、問い合わせの多い文書を選びます。同じ資料の旧版や重複を整理し、文書名・施行日・管理部署が分かる状態にします。

「申請先を知りたい」「必要な書類を確認したい」など、利用者が実際に尋ねる質問も用意します。評価する質問を先に決めると、導入後の効果を比較しやすくなります。

テキストを選択できるPDFと、紙をスキャンした画像中心のPDFでは、読み取りに必要な処理が異なります。画像だけの資料ではOCRによる文字認識が必要になる場合があるため、対応範囲を確認します。

表の見出し、注記、段組み、図中の文字は、読み取り順や条件の解釈に影響します。NEXCORE AIでの対応可否や前処理の必要性も、導入対象のPDFを使って確認します。

質問は対象や状況が分かるように入力します。例えば「申請方法は？」だけでなく、「出張を申請するときに必要な手順は？」と尋ねると、確認したい範囲を伝えやすくなります。

NEXCORE AIのPDF検索チャットは、回答とともに参照したPDF名、ページ番号、該当箇所を表示します。原文に戻り、適用対象や例外、改定日を確認してから業務に利用します。

資料に記載のない質問や、複数の規程が関係する質問も試します。根拠が確認できない回答をそのまま使わず、担当部署へ確認する運用を決めておきます。

規程が改定されたら、検索対象への反映と旧版の扱いを確認します。利用者の役割に応じた閲覧範囲や、マニュアルの追加・削除の担当も合わせて決めることで継続的に使える環境を整えます。