社内文書をAIで検索する仕組みとは？根拠を確認できる検索の進め方

キーワード検索とAI検索の使い分け

ファイル名や品番などが明確な場合は、キーワードによる検索が適しています。一方、「この申請はどう進めるか」のように探す人が文書内の用語を知らない場合は、自然な文章で質問できるAI検索が役立ちます。

AI検索でも必ず目的の資料を見つけられるわけではありません。対象データ、文書の読み取り状態、質問の表現によって結果が変わるため、実際の質問例で検証します。

文書を探してから回答を作る仕組み

一般的な文書検索と生成AIの組み合わせでは、文書を読み取り、質問に関連する箇所を検索し、その内容を参照して回答を作ります。このように検索結果を回答に利用する方式はRAG（検索拡張生成）と呼ばれます。

業務で大切なのは方式の名称だけでなく、どの資料のどこを参照したかが分かることです。出典の文書名やページ、該当箇所が確認できれば、担当者が回答の根拠をたどれます。

文書更新と閲覧権限を先に整理する

• 正本を決める：同名資料や旧版を整理し、現在有効な文書を明確にする。
• 担当を決める：規程改定や資料追加の際、検索対象も更新する責任者を決める。
• 権限を分ける：部署や役割に応じて、検索・閲覧できる範囲を設計する。
• 評価例を用意する：よくある質問、答えがない質問、権限外の資料に関する質問を試す。

NEXCORE AIの2つの検索機能

PDF検索チャットは社内規程PDFを参照し、回答にPDF名・ページ番号・該当箇所を添えます。共有ファイル検索は、共有フォルダやファイルサーバー内の資料を横断し、必要な社内文書へ案内します。

資料を見つけたいのか、規程に基づく回答を得たいのかによって利用する機能が変わります。対象形式、権限、更新方法を確認し、自社の文書で検索結果を検証してから利用範囲を決めます。